Бумажный бум

Проект направлен на повышение эффективности работы архивного отдела за счёт организации системы хранения документов. Основная цель — стандартизировать расположение документов в зависимости от частоты их востребованности, чтобы наиболее нужные материалы находились в максимально доступных местах. Это позволит значительно сократить время и расходы, затрачиваемые сотрудниками на поиск и доставку документов к рабочему месту, ускорит обработку запросов и повысит общую операционную эффективность архива.

Создалась ситуация, когда мы поняли, что муниципальные и государственные служащие не осознают для чего нужно внедрять бережливые технологии в рабочие процессы.
В следствии чего возникла проблема, что сотрудники не видели потери на рабочих местах, не было системного подхода к обучению проектной деятельности, и если проекты брались в разработку, то этот  процесс проходил длительное время и допускались ошибки, отсутствовала глубокая проработка.

Было принято решение вовлечь сотрудников администрации и подведомственных учреждений в проектную деятельность через создание «Школы бережливости». И в феврале 2025 года состоялось открытие Школы. Разработана программа обучения с привлечением экспертов из КУПНО.

Школа на сегодня выпустила три потока, обучилось 82 человека, защищено 25 проектов

Суть проекта заключается в переводе в электронный формат процедуры проведения конкурса на предоставление субсидий из бюджета Павловского муниципального округа социально ориентированным некоммерческим организациям.
В настоящее время руководители СО НКО  готовят заявки и необходимый пакет документов в бумажном варианте. Затем комиссия проверяет их и вручную оценивает заявки, готовит протокол, рассылает его участникам конкурса. Соглашения и дальнейшая отчётность так же оформляются в бумажном формате.
Проект предполагает создание специализированного электронного портала для реализации всего цикла процедуры конкурса в цифровом формате.
             Реализация проекта обеспечит:
             - Полную автоматизацию сбора заявок и подготовки необходимых документов.
             - Прозрачность каждой стадии отбора благодаря фиксации действий системы.
             - Значительное сокращение объема бумажной документации.
             - Возможность подать заявку дистанционно, что сэкономит время сотрудников организаций и снизит бюрократические расходы.
             -Автоматизированный мониторинг хода финансирования, включая подачу отчетности о распределении субсидий и контроле использования выделенных средств.